Aufgaben (ToDos) anlegen und prüfen
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Aufgaben (ToDos) anlegen und prüfen |
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Wie kann ich Aufgaben anlegen und bearbeiten?
| • | Wählen Sie das Register <Aufgaben> eines Gremiums oder einer Person |
Abbildung: Ansicht Aufgaben
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Anlegen.
Es öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten der Aufgabe:
Abbildung: Bearbeitungsfenster für Aufgaben
| • | Sie können der Aufgabe eine Priorität von 1-3 zuweisen. |
| • | Geben Sie unter Beschreibung einen Namen für die Aufgabe an. Erläuterungen hierzu können Sie unter Hinweis einfügen. |
| • | Wählen Sie eine möglichst zutreffende Aufgabenkategorie (der Administrator kann bei Bedarf zusätzliche Kategorien einrichten) |
| • | Wählen Sie das Gremium, für welches die Aufgabe zu erledigen ist. |
| • | Wählen Sie einen Initiator (das sind in der Regel Sie selbst) und einen Bearbeiter |
| • | Wählen Sie den gewünschten Erledigungstermin |
| • | Sie können der Aufgabe einen Bearbeitungsstatus zu (der Administrator kann bei Bedarf zusätzliche Statuszustände einrichten) |
| • | Wenn alle Eingaben erfolgt sind, speichern Sie die Aufgabe. |
Aufgaben prüfen
| • | Sollte von der Liste "Aufgaben" nur der graue Titelbalken zu sehen sein, klicken Sie bitte auf  oder den Text "Aufgaben", um die Liste aufzuklappen. |
Abbildung: Ansicht der Aufgabenliste mit Sortierung nach Objekt und Status
Sie können
| • | die Liste sortieren ( alphabetisch aufsteigend,  absteigend) |
| • | weitere Informationen ein- oder ausblenden (nach denen Sie dann auch sortieren können): - den Objekttyp (Aufgabe oder Nachverfolgung - Datei-Details (Kategorie, Priorität, Ende, Bearbeiter, Gremium) - den Bearbeitungsstatus - das Änderungsdatum |
| • | Die Liste gruppieren nach Objekttyp, d.h. es werden Unterrubriken für die vorhandenen Objekttypen angezeigt, die man einzeln ein- oder ausblenden kann. |
| • | Durch anklicken des Kurznamens der Aufgabe oder durch die Funktionen Anzeigen oder Bearbeiten des Funktionsmenüs öffnen Sie die ausführliche Aufgabenanzeige mit Informationen zu der Aufgabe, zugehörigen Dokumenten, Verknüpfungen der Aufgabe mit anderen Objekten (Gremien, Personen, Termine, Projekte ...) und Nachverfolgungen der Aufgabe. Sie können alle diese Informationen auch editieren oder ergänzen. |
Abbildung: Aufgabe anzeigen
Wie kann ich eine Aufgabenliste exportieren?
| • | Öffnen Sie das Funktonsmenü Ausgabe |
und wählen Sie die Ausgabe als Excel-Tabelle, HTML-Datei oder Bericht.
Bei der Auswahl Bericht öffnet sich das Fenster <Ausgabe als Bericht> in dem Sie den gewünschten Bericht wählen können.
| • | Bitte beachten: derzeit ist kein Bericht für die Ausgabe von Aufgaben definiert. Falls Sie einen Bericht (d.h. einen Textdokument oder eine Tabelle) in einem bestimmten Format benötigen, wenden Sie sich bitte an den Adminstrator. |