Aufgaben (ToDos) anlegen und prüfen

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Aufgaben (ToDos) anlegen und prüfen

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Wie kann ich Aufgaben anlegen und bearbeiten?

 

Wählen Sie das Register <Aufgaben> eines Gremiums oder einer Person

 

Sitzungsvorbereitung_ToDo_Liste

Abbildung: Ansicht Aufgaben

 

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Anlegen.

Es öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten der Aufgabe:

aufgabe_bearbeiten

Abbildung: Bearbeitungsfenster für Aufgaben

 

Sie können der Aufgabe eine Priorität von 1-3 zuweisen.
Geben Sie unter Beschreibung einen Namen für die Aufgabe an. Erläuterungen hierzu können Sie unter Hinweis einfügen.
Wählen Sie eine möglichst zutreffende Aufgabenkategorie (der Administrator kann bei Bedarf zusätzliche Kategorien einrichten)
Wählen Sie das Gremium, für welches die Aufgabe zu erledigen ist.
Wählen Sie einen Initiator (das sind in der Regel Sie selbst) und einen Bearbeiter
Wählen Sie den gewünschten Erledigungstermin
Sie können der Aufgabe einen Bearbeitungsstatus zu (der Administrator kann bei Bedarf zusätzliche Statuszustände einrichten)
Wenn alle Eingaben erfolgt sind, speichern Sie die Aufgabe.

 

Aufgaben prüfen

Sollte von der Liste "Aufgaben" nur der graue Titelbalken zu sehen sein, klicken Sie bitte auf den Befehl "Aufgaben", um die Liste aufzuklappen.

 

Sitzungsvorbereitung_ToDo_Liste_auf

Abbildung: Ansicht der Aufgabenliste mit Sortierung nach Objekt und Status

 

Sie können

die Liste sortieren (alphabetisch aufsteigend oder absteigend)
weitere Informationen ein- oder ausblenden (nach denen Sie dann auch sortieren können):
- den Objekttyp (Aufgabe oder Nachverfolgung
- Datei-Details (Kategorie, Priorität, Ende, Bearbeiter, Gremium)
- den Bearbeitungsstatus
- das Änderungsdatum
Die Liste gruppieren nach Objekttyp, d.h. es werden Unterrubriken für die vorhandenen Objekttypen angezeigt, die man einzeln ein- oder ausblenden kann.

 

Durch anklicken des Kurznamens der Aufgabe oder durch die Funktionen Anzeigen oder Bearbeiten des Funktionsmenüs öffnen Sie die ausführliche Aufgabenanzeige mit Informationen zu der Aufgabe, zugehörigen Dokumenten, Verknüpfungen der Aufgabe mit anderen Objekten (Gremien, Personen, Termine, Projekte ...) und Nachverfolgungen der Aufgabe.
Sie können alle diese Informationen auch editieren oder ergänzen.

 

Aufgabe_anzeigen
Abbildung: Aufgabe anzeigen

 

 

Wie kann ich eine Aufgabenliste exportieren?

Öffnen Sie das Funktonsmenü Ausgabe und wählen Sie die Ausgabe als Excel-Tabelle, HTML-Datei oder Bericht.

 

funktionsmenue_ausgabe

 

 

Bei der Auswahl Bericht öffnet sich das Fenster <Ausgabe als Bericht> in dem Sie den gewünschten Bericht wählen können.

 

ausgabe_bericht

 

Bitte beachten Sie: derzeit ist kein Bericht für die Ausgabe von Aufgaben definiert. Falls Sie einen Bericht (d.h. einen Textdokument oder eine Tabelle) in einem bestimmten Format benötigen, wenden Sie sich bitte an den Adminstrator.