Dateiverknüpfung hinzufügen

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Dateiverknüpfung hinzufügen

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Im System vorhandene Dokumente können Sie als Dateiverknüpfung in den Dokumentenordner eines Gremiums (einer Person, eines Projekts) einfügen.

 

Wie verknüpfe ich eine Datei mit einem Gremium?

 

Wählen Sie dazu Register <Dokumente> den Button + Datei verknüpfen. Es öffnet sich das Fenster <Datei verknüpfen>.

 

DateiVerknüpfenFG

 

 

Wählen Sie die gewünschte Datei aus. Zur Auswahl stehen Ihnen die Reiter <Vorgeschlagene Dokumente>, <Suche nach Dokumenten> und <Alle Dokumenten> .

 

In der Ansicht <Suche nach Dokumenten> können Sie anhand einer Stichwort-Suche gezielt nach Ihrem Dokument suchen. In der Ansicht <Alle Dokumente> werden Ihnen alle Dokumente gruppiert nach dem Dokumenten-Typ angezeigt (z.B. Präsentationen, Publikationen etc.).

 

 

Mit der Schaltfläche Datei mit Fachgruppe verknüpfen verknüpfen Sie die Datei mit der ausgewählten Gremium.

Mit der Schaltfläche Datei mit Fachgruppe verknüpfen und Downloadrechte vergeben können Sie die die Zugriffsrechte entsprechend der Einstellungen für den Bereich, in den Sie das Dokument einfügen, ergänzen.

 
Beispiel: Tagesordnungen sind nur für die Gremienmitglieder lesbar. Wenn Sie für eine gemeinsame Sitzung zweier Gremien die Tagesordnung bei einem Gremium angelegt haben und mit dem zweiten Gremium verknüpfen, sollten Sie das Kästchen aktivieren, damit ach alle Mitgieder des zweiten Gremiums Zugriffsrechte darauf bekommen.

 

Wiederholen Sie den Vorgang für alle Dokumente, die sie verknüpfen möchten und schließen Sie das Fenster.