Dokument hinzufügen

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1.	Ein bereits in ProMeta vorhandenes Dokument dem Termin hinzufügen

•	Klicken Sie auf den Text "Dateiverweis hinzufügen" über dem grauen Titelbalken "Terminrelevante Dokumente" um ein vorhandenes Dokument hinzuzufügen

•	Das Fenster <Dateiverweis definieren/hinzufügen (Verknüpfung zu einer bereits existierenden Datei herstellen)> öffnet sich.

•	Wählen Sie den Dateityp des gewünschten existierenden Dokuments aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

•	Wählen Sie aus der Liste unter Schritt 2. eine Datei aus.

•	(Die Checkbox "Dokumenten-Zugriffsrechte für die aktuelle Situation ergänzen" sollte unmarkiert bleiben. Eine Markierung an dieser Stelle erlaubt allen Teilnehmern des Termins den Zugriff auf das Dokument, z.B. den Sitzungsgästen den Zugriff auf einen Forschungsantrag)

•	Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche Einfügen.

existierende_Datei_zufuegen

Abbildung: Fenster <Hinzufügen eines existierenden Objekts>

•	Die Liste der terminrelevanten Dokumente wird aktualisiert.

•	Schließen Sie das Fenster nach Beendigung des Vorgangs.

2.	Ein neues Dokument dem Termin hinzufügen

•

Klicken Sie auf das Icon

(Dokument hinzufügen) oder den nebenstehenden Text "Datei hochladen" im Feld "Terminrelevante Dokumente" um ein neues Dokument hinzuzufügen
Wichtig: Damit die Dokumente in den Dokumentenordner des Gremiums geladen werden, müssem Sie den Termin in der Ansicht des Gremiums wählen:
Gremium-Termin

Ansicht <Kalender/Termin> eines Gremiums

(Falls Sie den Termin in der Ansicht <Home> gewählt haben, ist der Reiter Kalender mit "Mein Kalender" beschriftet. Hier geladene Dokumente werden in ihrem persönlichen Dokumenten-Ordner abgelegt und ihre Adressnummer "#xxxxxxx#xxxxxxx#xxxxx" wird Teil des Dateinamens und niemand außer ihnen hat Zugriffsrechte auf die Dokumente)

•	Das Fenster <Datei hochladen/aktualisieren> öffnet sich.

•	(Als Ablageort ist der Dokumentenordner des Gremiums, in dessen Kalender Sie den Termin erzeugt/gewählt haben, vorgegeben)

•	Wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem das neue Dokument abgelegt werden soll.

•	Wählen Sie den "Upload-Typ" aus: - Datei anlegen - URL/Adresse (Einfügen eines Links auf ein im Internet existierendes Objekt)

2.1 Datei anlegen

Datei_hochladen

Abbildung: Fenster <Datei hochladen/aktualisieren>

•	Das Fenster wird erweitert:

Datei_hochladen2

Abbildung: Fenster <Datei hochladen/aktualisieren>, erweitert nach Upload-Typ-Auswahl

•	Wählen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten aus.

•	Wählen Sie den zugehörigen Meta-Dokumenten-Typ aus.

•	Es öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Metadaten:

Metadaten_eingeben
Abbildung: Fenster zur Eingabe von Metadaten

•	Ergänzen/korrigieren Sie die Daten und speichern Sie diese. Das Fenster schließt sich und das Fenster <Datei hochladen/aktualisieren> ist wieder an der Oberfläche. Mit der Schaltfläche Bearbeiten können Sie das Fenster zur Eingabe der Metadaten wieder öffnen.

•	Die Eingaben unter "Speichern unter Dateinama" und "Ausgewähltes Verzeichnis" werden bei den meisten Dateitypen ignoriert, da dort sowohl der Name als auch der Ablageort vorgegeben sind. Näheres s. Dokumenttypen.

•	Schließen Sie den Vorgang mit dem Schalter Datei anlegen ab.

•	Da die Zugriffsrechte bei diesem Vorgang ergänzt wurden (erkennbar am Symbol ) sollten Sie die Zugriffsrechte durch ein Klicken auf das Schlüsselsymbol zurücksetzen. Das Symbol wird nun grau dargestellt ().

2.2 URL/Adresse anlegen

URL anlegen

Abbildung: Fenster Datei hochladen/aktualisieren bei Upload-Typ URL/Adresse anlegen

•	Geben Sie die URL der Ressource, einen Namen für den Link und das Verzeichnis, in dem die URL abgelegt werden soll an.

•	Bestätigen Sie mit URL/Adresse anlegen.