Erzeugen und versenden von E-Mail-Nachrichten

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Erzeugen und versenden von E-Mail-Nachrichten

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Wie verfasse ich eine Nachricht?

 

Wählen Sie das die Funktion Nachricht verfassen, um den Dialog <Nachricht verfassen> zu öffnen.

 

calendar_email_benachrichtigung_analle

Abbildung eine Nachricht verfassen

 

Als erstes wählen Sie bitte den Empfängerkreis aus, an den Sie eine Nachricht senden möchten. Klicken Sie dazu mit der Maus auf das Kästchen links neben den einzelnen Adressen, die die Nachricht erhalten sollen oder neben einem Gremium. Die gewählten Adressen werden mit einem Häkchen markiert.

  Wenn alle gewünschten Empfänger markiert sind, bestätigen Sie ihre Auswahl mit dem Button Empfänger-Auswahl bestätigen und weiter ...

  (Die angebotene Liste ist ein "Baum", mit der Auswahl einer Verzweigung wählen Sie alle Adressaten an allen untergeordneten Ästen)

Sie können den Empfängerkreis beliebig erweitern. Lesen Sie bitte dazu das Kapitel Empfängerkreis bearbeiten.

 

Nachricht_verfassen

Abbildung: Dialog <Empfänger auswählen/Auswahl entfernen>

 

empfänger_ausgewählt

Abbildung: Empfänger sind ausgewählt

 

 

Wenn die Auswahl der Empfänger bestätigt ist, öffnet sich ein Editor zur Gestaltung des Nachrichteninhalts.
Wählen Sie bitte eine Vorlage aus oder, falls keine verfügbar ist, geben Sie einen Betreff und Ihre Nachricht ein.
Sie können
- eine Vorlage laden (welche Vorlagen zur Verfügung stehen, hängt von dem Empfängerkreis ab) oder
- eine für diesen Empfängerkreis früher versandte Nachricht laden oder
- eine völlig neue Nachricht erstellen.
Sie können die Nachricht - unabhängig von der Art der Erzeugung - ergänzen und abändern (s. Abschnitt Nachrichten-Editor)

 

E_Mail_empfänger_Nachrichteninhalt

Abbildung: Nachrichten-Editor (leer)

 

Wenn Sie eine Vorlage oder vorhandene Nachricht geladen haben, erscheinen der voreingestellte Betreff und der Text im Nachrichten-Formular. Die Vorlagen können vom Administrator erstellt und freigegeben werden.

 

 

Absender

Dieser Absender wird in der E-Mail als Absender der Nachricht angezeigt.
Wenn Empfänger der Nachricht mit der Funktion "Antworten" des jeweiligen Mail-Programms auf die Nachricht antworten, werden diese Antworten an die
Mail-Adresse des Absenders (die in den persönlichen Daten abgelegt ist) versandt.

 

Liste der Empfänger

Anzahl der ausgewählten Empfänger / Gesamtzahl der Adressen

Sollten ein oder meherere Empfänger keine E-Mail-Adresse haben, wird dies in roter Schrift angezeigt.

 

Betreff

Betreff der Benachrichtigungs-Email (erforderlich, ohne ein Betreff wird die Nachricht nicht versandt)
(Platzhalter-Verwendung möglich)

 

Nachricht

Textkörper der Nachricht

(Sie können in der Nachricht Platzhalter, Textbausteine, Links auf Dateien oder andere Objekte [Personen, Gremien, Projekte, Aufgaben...] benutzen. s. Nachrichten-Editor )

 

 

Wie versende ich die Nachricht?

 

Über die Schaltfläche Vorschau anzeigen können Sie sich anzeigen lassen, wie die Nachricht mit den aktuellen Eingaben aussehen würde. In der Vorschau-Ansicht werden die Platzhalter und Textbausteine durch die tatsächlichen Texte ersetzt.

Mit der Schaltfläche Eingabe zurücksetzen können Sie alle eingetragenen Daten wieder entfernen.

 

vorschau_anzeigen

Abbildung: Vorschau anzeigen/ Eingabe zurücksetzen

 

Um die Nachricht zu versenden, wählen Sie zunächst die Schaltfläche Vorschau anzeigen und dann die Schaltfläche Nachricht senden. Wenn Sie die angezeigte Nachricht noch einmal bearbeiten möchten, wählen Sie bitte die Schaltfläche zurück und weiter bearbeiten.

 

nachricht_senden

Abbildung: zurück und weiter bearbeiten/Nachricht senden

 

Falls die Schaltfläche Nachricht senden nicht funktioniert, wurde sie z.B. weil Sie keinen Betreff angegeben haben deaktiviert. Im oberen Bereich des Bildschirms finden Sie in diesem Fall eine Fehlermeldung:

Fehler_ohne_betreff

Abbildung: Fehlermeldung bei fehlendem Betreff

 

Die gesendeten Nachrichten werden zusätzlich im Register <Mein Postfach> in der Ansicht <Home> der Empfänger und der Absender abgelegt.