Erzeugen und versenden von E-Mail-Nachrichten

•	Wählen Sie das Icon (Nachricht verfassen), um den Dialog <Nachricht verfassen> zu öffnen.

•	Als erstes wählen Sie bitte den Empfängerkreis aus, an den Sie eine Nachricht senden möchten. Klicken Sie dazu mit der Maus auf das Kästchen links neben den einzelnen Adressen, die die Nachricht erhalten sollen oder neben einem Gremium. Die Gewählten Adressen werden mit einem Häkchen markiert.

Wenn alle gewünschten Empfänger markiert sind, bestätigen Sie ihre Auswahl mit dem Button Empfänger-Auswahl bestätigen und weiter ...

(Die angebotene Liste ist ein "Baum", mit der Auswahl einer Verzweigung wählen Sie alle Adressaten an allen untergeordneten Ästen)

•	Sie können den Empfängerkreis beliebig erweitern. Lesen Sie bitte dazu das Kapitel Empfängerkreis bearbeiten.

•	Wenn die Auswahl der Empfänger bestätigt ist, öffnet sich ein Editor zur Gestaltung des Nachrichteninhalts.

•	Wählen Sie bitte eine Vorlage aus oder, falls keine verfügbar ist, geben Sie einen Betreff und Ihre Nachricht ein.

•	Sie können - eine Vorlage laden (welche Vorlagen zur Verfügung stehen, hängt von dem Empfängerkreis ab) oder - eine für diesen Empfängerkreis früher versandte Nachricht laden oder - eine völlig neue Nachricht erstellen.

•	Sie können die Nachricht - unabhängig von der Art der Erzeugung - ergänzen und abändern (s. Abschnitt Nachrichten-Editor)

•	Wenn Sie eine Vorlage oder vorhandene Nachricht geladen haben, erscheinen der voreingestellte Betreff und der Text im Nachrichten-Formular. Die Vorlagen können vom Administrator erstellt und freigegeben werden.

Dieser Absender wird in der E-Mail als Absender der Nachricht angezeigt.
Wenn Empfänger der Nachricht mit der Funktion "Antworten" des jeweiligen Mail-Programms auf die Nachricht antworten, werden diese Antworten an die
Mail-Adresse des Absenders (die in den persönlichen Daten abgelegt ist) versandt.

Sollten ein oder meherere Empfänger keine E-Mail-Adresse haben, wird dies in roter Schrift angezeigt.

Betreff der Benachrichtigungs-Email (erforderlich, ohne ein Betreff wird die Nachricht nicht versandt)
(Platzhalter-Verwendung möglich)

(Sie können in der Nachricht Platzhalter, Textbausteine, Links auf Dateien oder andere Objekte [Personen, Gremien, Projekte, Aufgaben...] benutzen. s. Nachrichten-Editor )

•	Über die Schaltfläche Vorschau anzeigen können Sie sich anzeigen lassen, wie die Nachricht mit den aktuellen Eingaben aussehen würde. In der Vorschau-Ansicht werden die Platzhalter und Textbausteine durch die tatsächlichen Texte ersetzt.

•	Mit der Schaltfläche Eingabe zurücksetzen können Sie alle eingetragenen Daten wieder entfernen.

•	Um die Nachricht zu versenden, wählen Sie zunächst die Schaltfläche Vorschau anzeigen und dann die Schaltfläche Nachricht senden. Wenn Sie die angezeigte Nachricht noch einmal bearbeiten möchten, wählen Sie bitte die Schaltfläche zurück und weiter bearbeiten.

Falls die Schaltfläche Nachricht senden nicht funktioniert, wurde sie z.B. weil Sie keinen Betreff angegeben haben, deaktiviert. Im oberen Bereich des Bildschirms finden Sie in diesem Fall eine Fehlermeldung:

Die gesendeten Nachrichten werden zusätzlich im Register <Mein Postfach> in der Ansicht <Home> der Empfänger und der Absender abgelegt.