Teilnehmer zuordnen

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Das Zuordnen von Teilnehmern kann auf zwei verschiedene Wege erfolgen:

 

1. Kontextbezogene automatische Zuordnung

 

Welche Personen automatisch zugeordnet werden, hängt davon ab, in welchem Kalender Sie den Termin erzeugen.
Wenn Sie sich in Ihrem persönlichen Kalender befinden, werden nur Sie zu dem Termin eingeladen.

Erzeugen Sie aber einen Termin in einem Gremien-Kalender, so wird eine rekursive Einladungsprozedur durchgeführt.
(ProMeta sieht nach, wer zu dem Zeitpunkt zu dem Gremium gehört und setzt alle diese Personen auf die Teilnehmerliste. Die Teilnehmerliste wird auch immer neu erzeugt, wenn man den Termin aufruft.)

Wenn Sie also einen Termin in dem Kalender eines Gremiums anlegen, werden dessen angehörige Personen automatisch zugeordnet.
In der Terminansicht werden dann die zugeordneten Gremien (Feld: Verknüpfungen/Zuordnungen) und Personen (Feld: Teilnehmer) aufgelistet.
 

zugeordnete_Gremien-Personen2

Abbildung: automatisch zugeordnetes Gremium/Teilnehmer

 

 

2. Manuelle Zuordnung

 
Bei einer manuellen Zuordnung können Sie für eine gemeinsame Sitzung einzelne Personen oder auch Gremien zu einen Termin nachträglich zuordnen.

 

•Klicken Sie auf den Text Zuordnungen hinzufügen über dem Titelbal Feld Verknüpfungen/Zuordnungen. Das Fenster <Zuordnung Hinzufügen> öffnet sich.


 

•Wählen Sie unter "1. Schritt" den gewünschten Objekttyp aus und klicken Sie auf den Button <Weiter>

 

personeinladen

 

•Wählen Sie unter "2. Schritt" ein Gremium oder eine Person
•Wählen Sie die "Abgleich-Einstellungen"
- Nur das asugewählte Element hinzufügen fügt eine Gruppe hinzu (d.h. der Termin erscheint im Kalender der Gruppe), aber keine Personen dieser Gruppe
- Die als Standard vorgegebene Wahl (ausgewähltes Objekt mit allen direkt untergeordneten Unterobjekten) fügt das Gremium mit allen Personen/Adressen der Migliederliste des Gremiums ein.
- Die Wahl "Das ausgewählte Objekt mit allen Unterobjekten hinzufügen"  fügt ggf. vorhandene Unter-Gremien ebenfalls hinzu.
•Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Einfügen. Die Liste der eingeladenen Personen um die neuen Personen und/oder die Liste der Zuordnungen um das neue Gremium erweitert.
•Schließen Sie das Fenster oder fügen Sie weitere Personen zu der Liste hinzu.

 

Bitte beachten: Zum Einladen einzelner Personen bentuzen Sie bitte "Teilnehmer hinzufügen" im Abschnitt "Teilnehmer".
Falls Sie mit "Zuordnung hinzufügen" einzelne Personen einfügen, so erscheint der Termin bei diesen Personen zwar im persönlichen Kalender, die Personen werden jedoch nicht auf die Teilnehmerliste gesetzt.

 

•Die Liste der eingeladenen Person wird aktualisiert und die eingeladenen Personen erhalten einen Eintrag in Ihrem persönlichen Kalender.
•Zusätzlich können Sie eine individuelle Einladungs-E-Mail an alle oder nur einzelne Personen versenden.

 

Wie versende ich eine Einaldungs-E-Mail?

 

•Die Einladung eines ganzen Gremiums ist in Terminbezogene E-Mail versenden beschrieben
•Alternativ können Sie auch individuelle Einladung-E-Mails an einzelne Personen versenden
•Dafür klicken Sie bitte auf das Icon Messages (Nachricht versenden) rechts neben der Person, die eine E-Mail erhalten soll

 

 

Einladung_individuellAbbildung: Dialog <Eingeladene Personen>

 

 

Werde ich als Initiator automatisch als eingeladene Person hinzugefügt?

 

Ja. Benutzer, die einen Termin erstellen, werden automatisch als eingeladene Person hinzugefügt und als Initiator des Termins markiert.