Neue Datei anlegen

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Plattform ProcessNet > Ansicht: Gremien > Fachgemeinschaft/Gremium anzeigen > Dokumente > Dokument anlegen und hochladen  >

Neue Datei anlegen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Nachdem Sie den Upload-Typ "Datei anlegen" ausgewählt haben, werden der Ansicht des Dialogs <Datei hochladen/aktualisieren> weitere Felder hinzugefügt:

 

neue_Datei_mit_Metadaten

Abbildung: Dialog <Datei hochladen/aktualisieren> bei Upload-Typ "Datei anlegen"

 

Öffnen Sie die Liste der verfügbaren Dokument-Typen und wählen Sie im Feld Meta-Dokumenten-Typ einen Typ aus. Der Dokument-Typ legt fest wie das Dokument benannt wird, wo es abgelegt wird und wer welche Zugriffsrechte darauf hat. Näheres s. Abschnitt Dokument-Typen.

(Sie können auch eine Datei hochladen ohne ihr einen Dokument-Typ zuzuordnen. In diesem Fall wird keine Dokumentbeschreibung [Metadatei] erzeugt. Sie können einer solchen Datei später einen Typ zuordnen und eine Dokumentbeschreibung anlegen.)

 

Ein Dialog zur Eingabe der Dokumentbeschreibung öffnet sich:

 
dokument_metadaten

Abbildung: Dialog zur Eingabe der Dateibeschreibung am Beispiel des Dokument-Typs Protokoll
 

Füllen Sie die Dokumentbeschreibung möglichst vollständig aus und schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab.
 
Sie können später den Dialog zur Ergänzung der Daten mit der Schaltfläche Bearbeiten erneut öffnen.

 
Mit der Schaltfläche Zurücksetzen löschen Sie den Inhalt der Dokumentbeschreibung.

 
Mit der Schaltfläche Löschen heben Sie zusätzlich die Zuordnung zu einem Dokument-Typ auf.
 

Den Dialog zur Auswahl der zu ladenden Datei öffnen Sie mit der Schaltfläche Durchsuchen...(Das genaue Aussehen des Dialogs hängt von ihrem Betriebssystem und ihren lokalen Einstellungen ab).
 

Abbildung: Beispiel Dateiauswahl (gezeigt: Windows XP)

 
Wählen Sie die zu ladende Datei aus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Öffnen.

 

Mit der Schaltfäche Datei anlegen laden Sie die Datei hoch und/oder legen die Dateibeschreibung an.

 

 

Datei ohne Beschreibung (Metadatei) als "nicht klassifiziertes Dokument" anlegen

 
Füllen Sie im Dialog <Datei hochladen/aktualisieren> lediglich das Feld Datei zum Hochladen ais.Wählen Sie auf ihrem (lokalen) Laufwerk die Datei, die Sie in ProMeta einstellen möchten.

 

"Speichern unter Dateiname"
Falls Sie die Datei in ProMeta unter dem gleichen Namen wie auf ihrem lokalen Datenträger speichern möchten, können Sie diese Angabe leer lassen.

 

 
Im Feld Ausgewähltes Verzeichnis können Sie das Zielverzeichnis zum Anlegen der Datei auswählen.

(Bei Dateien, denen ein Dokument-Typ zugeordnet wurde, werden diese Angaben ignoriert, da sowohl die Bezeichnung als auch der Ablageort im Dokument-Typ vorgegeben sind.)

 
Dokument_ohne_Metadaten

 

Bitte beachten Sie: Da die Rechtezuordnung über den Dokumenten-Typ erfolgt, hat eine solche Datei keine zugeordneten Rechte. Teilnehmer einer Sitzung können diese also nur dann lesen, wenn die Rechte ergänzt wurden. s. Dokument hinzufügen im Kapitel Terminverwaltung

 

Beschreibung (Metadatei) ohne Datei anlegen

Wählen Sie einen Dokument-Typ aus und füllen Sie die Dokumentbeschreibung aus.

Die übrigen Felder lassen Sie leer.

 

Das Anlegen einer Beschreibung ohne Datei kann z.B. als sinnvoll sein, wenn die eigentliche Datei erst später vorliegt, Sie jedoch einen Platzhalter (zur Erinnerung) haben möchten. Die Dokumentbeschreibung können Sie - wie eine Datei - zu Terminen oder Aufgaben zuordnen.