Ansprechpartner hinzufügen

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Plattform ProcessNet > Ansicht: Projekte > Projekt anzeigen > Ansprechpartner (Ressourcenpool) >

Ansprechpartner hinzufügen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Sie können beliebige Ansprechpartner (Ressourcen) beliebig oft in ein Projekt einfügen, sofern diese vorab in der Plattform definiert wurden. Denn in einem Projekt können keine neuen Ressourcen einer Organisation erzeugt werden.

 

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie eine Ressource zu einem Projekt hinzufügen können. Zum einen durch die direkte Auswahl einer Gruppe oder Person und zum anderen indirekt über deren System-Rolle. Bei beiden Arten wird der neuen Ressource eine Objekt-Rolle zugewiesen, wodurch Ihre Zugriffsrechte auf das Projekt festgelegt und gesteuert werden.

 

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ressourcen über eine System-Rolle als Ansprechpartner definieren, können Sie einer einzelnen Ressource, die über diese Rolle definiert wurde, keine andere Objekt-Rolle zuweisen. Nur wenn die Ressource direkt oder bspw. über eine Gruppe hinzugefügt wurde, können Sie direkt die Objekt-Rolle ändern.

 

 

Die dritte Möglichkeit ist das Hinzufügen einer beliebigen Ressource.

 

Wie füge ich eine Ressource als Ansprechpartner in ein Projekt ein?

 

Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zur Ansicht <Ansprechpartner>.

 

Markieren Sie
- das Projekt, um die Ressource in das Projekt einzufügen oder
- eine Projektgruppe, um die Ressource in diese Gruppe einzufügen.
Dadurch wird die Funktion <hinzufügen> aktiviert.

Klicken Sie auf hinzufügen. Der Dialog <Ansprechpartner einfügen> öffnet sich.

 

Wählen Sie einen Ressourcen-Typ aus, den Sie einfügen möchten. Ihnen stehen grundsätzlich zwei Kategorien zur Verfügung:
a. System-Rolle,
b. die Gremien,  Personen und Adressen von ProcessNet oder eine Projekt-Gruppe.
 

 

ressource_auswaehlen

Abbildung: Dialog <Ansprechpartner einfügen>

 

Nachdem Sie einen Ressourcen-Typ ausgewählt und Ihre Eingabe über die Schaltfläche <Weiter> bestätigt haben, erscheint der Dialog <Neu anlegen: Ansprechpartner>.

 

a. System-Rolle einfügen

Wählen Sie aus der Liste den Ressourcen-Typ System-Rolle, wenn Sie pauschal für alle Mitglieder einer bestimmten System-Rolle Zugriffsrechte auf ein Projekt gewähren möchten und bestätigen Sie mit der Schaltlfläche Weiter. Es öffnet sich der Dialog <Neu anlegen: Ansprechpartner>
Entscheidend bei diesem Vorgang ist die Objekt-Rolle, die Sie nun dieser System-Rolle und damit den Benutzern zuweisen. Bei dieser Option haben Sie keine Möglichkeit, einzelnen Mitgliedern der eingefügten System-Rolle das Zugriffsrecht auf dieses Projekt zu verwehren.
Lassen Sie das Feld Kurzname leer.
Geben Sie im Feld Info einen Kommentar an, wenn Sie einen Bezug zwischen der Ressource und dem Projekt herstellen bzw. verdeutlichen wollen.
Wählen Sie im Feld Objekt-Rolle ein Element aus, um die Objekt-Rolle für die Ressource und somit auch die Zugriffsrechte auf das Projekt und seinen Inhalt festzulegen.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche Speichern. Der Ressourcenpooleintrag wird angelegt.

 

ressource_einfuegen_beliebig

Abbildung: Dialog <Neu anlegen: Ansprechpartner>

 

b. Ressourcen-Objekte einfügen (bspw. Gruppe, Personen, Adressen, Gremien)

Wählen Sie aus der Liste einen Objekt-Typ aus, wenn Sie eine existierende Ressource in das Projekt einfügen möchten. Wenn Sie eine Gruppe oder ein Gremium einfügen, haben Sie die Möglichkeit, auch alle Unter-Ressourcen dieser Gruppe gleichzeitig in das Projekt einzufügen.
Wählen Sie im Feld Ressource die Ressource aus, die Sie in das Projekt eingefügt möchten.
Lassen Sie das Feld Kurzname leer.
Geben Sie im Feld Info einen Kommentar an, wenn Sie einen Bezug zwischen der Ressource und dem Projekt herstellen bzw. verdeutlichen wollen.
Wählen Sie im Feld Objekt-Rolle ein Element aus, um die Objekt-Rolle für die Ressource und somit auch die Zugriffsrechte auf das Projekt und seinen Inhalt festzulegen.
Markieren Sie das Kontrollkästchen im Feld Unter-Elemente bzw. Unter-Gruppen einfügen, wenn Sie die Unter-Elemente rekursiv (d.h. auch die Untergruppen der Gruppe) einfügen möchten.
Sie können entweder
- Mit Unter-Elementen einfügen auswählen
 Damit fügen Sie die Gruppe/das Gremium mit seinen direkten Mitgliedern ein.
- Mit Unter-Gruppen einfügen (rekursiv) auswählen. Dabei wird Mit Unter-Elementen einfügen automatisch mit aktiviert
 Damit fügen Sie die Gruppe mit allen Unterstrukturen, d.h. Untergruppen und deren Mitglieder, Unter-Untergruppen...., ein.
- keines der beiden Kontrollkästchen aktivieren        
 Damit fügen Sie die Gruppe, aber nicht deren Mitglieder ein. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn die Termine des Projekts im Terminkalender der Gruppe erscheinen sollen, jedoch die Personen nicht zu den Projektsitzungen    eingeladen werden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Feld Objekt-Rollen von Personen/Ressource überschreiben, die bereits im Projekt definiert sind, wenn Sie die Objekt-Rolle von bereits im Projekt existierende Ressourcen überschreiben möchten. Eine Person kann mehrfach in einen Projektressourcenpool eingesetzt werden, jedoch immer nur einmal pro Ebene und in einem Projekt insgesamt nur mit ein- und derselben Objekt-Rolle. Wird eine Person erneut in ein Projekt (direkt oder indirekt als Kind einer Gruppe, die eingefügt wird) mit einer bestimmten Objekt-Rolle eingefügt, so werden die Objekt-Rollen dieser Person automatisch in dem gesamten Projekt abgeglichen.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche Speichern. Der Ressourcenpooleintrag wird angelegt.

 

ressource_einfuegen

Abbildung: Dialog <Einfügen eines Objekt-Typs vom Typ Ressource in den Ressourcenpool>
 
Über den Befehl Abgleich-Information können Sie sich Informationen zu dem Objekt-Abgleich anzeigen lassen.

 

ressource_abgleich1

Abbildung: Ansprechpartner eines Projekts mit Abgleichinformationen
 
Das grüne-Abgleich-Icon zeigt an, ob der Abgleich vollständig durchgeführt wurde (mit allen Unter-Objekten und Unter-Gruppen) oder ob nur die direkten Unter-Objekte abgeglichen wurden, ohne die Unter-Gruppen zu berücksichtigen (rotes Icon).

 

Bitte beachten Sie: Wenn in der Organisationsansicht zu der Gruppe Entwicklung nachträglich eine Person hinzugefügt wird und die Abgleich-Funktion aktiv ist, werden die Personen automatisch auch als Ansprechpartner zu dem Projekt hinzugefügt.