Terminbezogene E-Mail versenden

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Terminbezogene E-Mail versenden

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Der Kalender unterstützt das Versenden von Benachrichtigungen via E-Mail an ausgewählte oder alle aktuell eingeladenen Personen und Personenadressen. Ausführlichere Informationen zum Erstellen einer Benachrichtigung finden Sie im Kapitel Erzeugen und Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen.

 

 

Wie versende ich eine Einladung oder eine Protokoll an alle  oder ausgewählte eingeladenen Personen?

 

Öffnen Sie den Termin.

Um eine Nachricht per E-Mail an alle aktuell eingeladenen Personen zu senden, klicken Sie auf die Befehl Termin-Nachricht verfassen.  Der Dialog <Nachricht verfassen> öffnet sich.

Das weitere Vorgehen ist unter Erzeugen und versenden von E-Mail-Nachrichten beschrieben.

TerminNachrichtVerfassen

Abbildung: Versenden einer E-Mail Benachrichtigung an alle oder ausgewählte eingeladenen Personen

 

 

Wie versende ich eine E-Mail Benachrichtigung an eine ausgewählte eingeladene Person?

 

Sie können wie unter Erzeugen und versenden von E-Mail-Nachrichten beschrieben vorgehen, und im Schritt Empfängerkreis bearbeiten nur eine Person auswählen.

Alternativ können Sie im Register <Teilnehmer> den oder die Teilnehmer selektieren, denen Sie eine Nachricht senden wollen und mit der Funktion Nachricht verfassen <Ausführen>  in der Registeranzeige die Nachrichtenerzeugung starten.

 

Aufbau der Dialogansicht s. Erzeugen und versenden von E-Mail-Benachrichtigungen

 

 

 

Wie verfasse ich eine Sitzungs-Einladung?

Wählen Sie die Vorlage "Einladung".

 

Als Standard-Text wird für Betreff "Einladung zur {DATESUBJECT} am {DATESTARTDATE}" eingefügt.

Der Standardtext für die Einladung lautet:

 
{PERSONALISESALUTATION}

 

wir möchten Sie sehr herzlich zur

 

   {DATESUBJECT}

   am {DATESTARTWEEKDAY}, den {DATESTARTDATE}, um {DATESTARTTIME} Uhr,

   {DATELOCATION}

 

einladen.

 

Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie am Termin teilnehmen werden.

(Bitte klicken Sie dazu einfach auf den Link in der vorangehenden Zeile)

 

{PERSÖNLICH-VERTRAULICH}

 

{EMAILSIGNATURE}

 
 

Sie haben die Möglichkeit, den Standard-Text zu übernehmen oder einen individuellen Text für den Betreff, Nachricht und Signatur zu erfassen. Dabei können Sie die vordefinierten Platzhalter verwenden, um Termininformationen hinzuzufügen.

 

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche Nachricht senden. Nach dem Versenden der E-Mail wird die Auflistung der eingeladenen Personen aktualisiert. Die E-Mails werden nach ca. 2 Minuten vom System an die entsprechenden Empfänger versendet.

 

 

Was bedeutet der Link Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie am Termin teilnehmen werden.?

 

Der Link erlaubt dem Empfänger die Terminoptionen (Zusage, Absage) über den Fernzugriff aufzurufen.

 

Wie erkenne ich, ob eine eingeladene Person eine E-Mail Benachrichtigung erhalten hat?

Wechseln Sie in das Register <Nachrichten> des Termins.
Klicken Sie in einer der Kalenderansichten - Monat, Woche oder Tag - auf den Termin, zu dem Sie andere Personen einladen möchten. Das Fenster <Termin anzeigen/bearbeiten> öffnet sich.
Alle im Zusammenhang mit dem Termin versandten Nachrichten werden im Abschnitt "Nachrichten" gelistet.
Sie können auswählen, ob die Liste nur die von Ihnen oder für Sie erstellte Nachrichten (persönliche Nachrichten), alle verfassten Nachrichten oder nur die bereits gesendeten Nachrichten enthält.

 

nachrichten-liste

Abbildung: Darstellung von E-Mail Nachrichten in der Terminansicht

 

Zum öffnen einer Nachricht klicken Sie bitte auf deren Namen. (Die Nachrichtenanzeige enthält auch die Liste der Empfänger)